fbpx
ilustracja obrazująca artykuł poświęcony planowaniu

Nowy rok = nowe rozdanie. Jak na nim skorzystać będąc przełożonym / liderem / szefem?

Minął etap podsumowań (więcej na ten temat TUTAJ). Już wiesz co w zeszłym roku poszło dobrze, co można było zrobić lepiej, inaczej, a co po prostu nie wyszło. Masz mocne postanowienie poprawy, a może nawet „zawodowe” postanowienia noworoczne, przecież nowy rok to nowe możliwości. Tylko jak wykorzystać je świadomie? Jak pomóc losowi i sięgnąć po kolejne szanse? Jak poprowadzić zespół, żeby było to możliwe?

Kluczowym słowem w powyższych pytaniach jest dla mnie „świadomość”, to dzięki niej będziesz w stanie odpowiedzieć na nie wszystkie.

  • Po pierwsze: świadomość celu – tego po co chcesz sięgnąć, do czego dążysz wraz ze swoim zespołem?
  • Po drugie: świadomość drogi – jak chcesz to zrobić, co wykorzystać, wdrożyć, jak i kiedy działać?

Hmm trąci to tym niezbyt lubianym słowem… PLANOWANIE.

Już na samą myśl w głowie pojawia się podstawowa sprzeczność:

„tak, tak wiem, przecież wszyscy wiedzą, że planowanie jest potrzebne, nawet obowiązkowe (procedury itp.)” vs. „ale przecież to zbędna strata czasu, bo przecież…”

…i tu pojawia się seria argumentów, z których główne to:

  • Czas poświęcony na planowanie mogę poświęcić na „pracę” – więcej zdziałam, a przecież i tak mam już urwanie głowy.
  • Plan swoje – życie swoje, przecież nie jestem w stanie przewidzieć co się stanie w ciągu całego roku.
  • Żyjemy w bardzo dynamicznych czasach – nawet cele potrafią się zmienić w ciągu roku, a co dopiero plany.
  • Plany nie działają – zawsze się coś wysypie, trzeba wszystko zmieniać, a potem pozostaje posmak porażki, niezrealizowanego planu, gonienia za wynikiem ostatkiem sił.
  • Ja to jeszcze dam radę, ale moi ludzie jak słyszą „plan” lub „cel” to chowają się po kątach.

Czy to oznacza, że lepiej nie planować? Masz trzy opcje:

Opcja 1. Uznając, że „trzeba” lub „muszę” planować zrobisz to na szybko, zgodnie z tym co już wcześniej nie zadziałało. Będziesz mieć poczucie zmarnowanego czasu, a skutki zawrą się w powyższych punktach.

Opcja 2. Uznasz, że w zasadzie nie musisz, a skoro nie działa, to po prostu tego nie zrobisz. Efekty będą nieprzewidywalne, ale przynajmniej zniknie poczucie niesmaku. Pozostać może poczucie „gonienia własnego ogona”, ale to i tak nic nowego. Zyskasz trochę czasu na „pracę”, której i tak jest dużo, więc pozorna oszczędność czasu nie wpłynie znacząco na wynik.

Opcja 3. Uznasz, że w zasadzie nie musisz… ale chcesz spróbować inaczej. Świadomie wybierasz drogę, która na początku nie będzie najłatwiejsza, ale pomoże Ci zorganizować kolejny rok tak, aby postanowienia noworoczne miały szansę stać się rzeczywistością. Jak się do tego zabrać?

Świadomość celu – Określ gdzie chcesz dojść.

Rozpocznij od nazwania priorytetów. Nie tylko tego co pilne, ale też tego co ważne dla Firmy, zespołu, Ciebie. Jak strategia firmy powinna wpłynąć na kolejny rok pracy Twojej i zespołu? Co będzie najistotniejsze dla waszego działania? Skup się na priorytetach. Pamiętaj – jeśli wszystko jest priorytetem – nic nim nie jest. Mając spisane priorytety, sformułuj cele na kolejny rok.

Nie mam zamiaru rozpisywać się tu nad SMARTem, bo jest to jedna z najpopularniejszych metod formułowania celów. Choć nie powstrzymam się przed apelem o wzięcie pod uwagę tego narzędzia. Przyjrzyj się SMARTowi raz jeszcze i odkryj potencjał wszystkich jego liter. Doprecyzuj i wyspecyfikuj cel, zadbaj o równowagę między A – ambitny a R – realistycznym podejściem. Jeśli jesteś na etapie formułowania celów dla zespołu – pamiętaj o ich uzgodnieniu, a nie tylko zakomunikowaniu. (Jak uzgadniać cele w zespole – to już temat na odrębny tekst.) Pamiętaj także o odpowiednich miernikach.

Świadomość drogi – zaplanuj realizację celu

Chcąc opracować plan, który będzie wspierał, a nie przeszkadzał w pracy czy frustrował ciebie i pracowników, pamiętaj o kilku zasadach:

  • Cel – to on powinien być na pierwszym miejscu. Plan nie jest zbiorem wszystkich działań, które choć ważne nie prowadzą do celu lub działań, które wydają nam się fajne, nowoczesne, modne. Niech zapisane w nim działania doprowadzą cię do sukcesu. Zastanów się więc, co cię do niego zbliża, a co po prostu funkcjonuje równolegle i nie ma wpływu na cel. Być może okaże się że część działań realizowanych „od zawsze” można wyeliminować, a część nowinek nie przynosi rezultatu?
  • Wykonalność – plan powinien być dostosowany do możliwości twoich i działu, posiadanych środków i warunków. Osadzony w rzeczywistości i uwzględniający realia (np. okres urlopowy).
  • Elastyczność działań – dobry plan nie jest sztywny. Tak jak zmienia się świat wokół nas, tak i my powinniśmy założyć, że w ciągu roku zdarzy się coś co może nas skłonić do zmiany części planu. Planowanie jest jak budowanie z klocków, jeśli duży żółty klocek jest trudno umieścić – może w trakcie budowy warto zmienić go na dwa mniejsze czerwone. Przy zachowaniu ramy konstrukcji.
  • Elastyczność czasowa – dobry plan nie zajmuje każdej minuty pracy od stycznia do grudnia. Jednym z czynników powodujących rozczarowanie planowaniem jest zbyt ścisłe i nierealistyczne planowanie czasu. W ciągu roku oprócz realizowania celów czeka nas pewno sporo zadań rutynowych (np. sprawozdawczość), wybuchną jakieś „pożary”, pojawią się nowe szanse, ktoś zachoruje. Dobry plan uwzględnia bufory czasowe na takie „niespodzianki”. Rok zaplanuj ramowo i wypełniaj te ramy krok po kroku.
  • Pełny zakres – pamiętaj, że masz do dyspozycji cały rok. Rozłóż realizację celów tak, aby nie nawarstwić działań. Widziałam plany roczne, gdzie działania dla wszystkich celów skoncentrowane były w pierwszym półroczu, bo przecież do września jeszcze dużo czasu. A jesienią jakoś to będzie… No i było… „jakoś”. Działania w pierwszym półroczu nie zostały zrealizowane (za dużo na raz), w drugim już nie mogły być wdrożone, a pomysłu na inne działania nie było. W efekcie realizacji celu również nie było.
  • Prostota – dobry plan to nie labirynt – jeśli widzisz, że elementy planu się komplikują w miarę jego powstawiania – zweryfikuj i uprość plan. Skomplikowany plan utrudnia jego realizację, szczególnie w drugiej połowie roku, gdy zaczniesz się zastanawiać „co właściwie autor miał na myśli”. Plan ma zachęcać do sięgnięcia do niego. Zwróć uwagę na prostotę opisu i planowanie wizualne.
  • Kompleksowość – plan oprócz listy działań i terminów realizacji powinien uwzględniać jeszcze kilka elementów, które będą miały znaczenie dla jego realizacji, np.: doprecyzowanie KPI, odpowiedzialności za zadania, kamienie milowe, analizę ryzyka czy plan komunikacji dla poszczególnych etapów.
  • Punkty kontrolne – każdy plan powinien zawierać punkty kontrolne, w których będzie można się zatrzymać, podsumować dotychczasowe działania, zweryfikować plan na kolejny okres i w razie potrzeby dokonać zmian. A jeśli widzimy pierwsze efekty… świętować sukcesy 🙂

Czy twoje dotychczasowe plany roczne zbudowane były zgodnie z tymi zasadami? A może czegoś im brakowało? Może warto spróbować, poświęcić swój czas i energię na stworzenie solidnych ram dla siebie i zespołu w 2020. Odważ się i weź odpowiedzialność za swój sukces. Jeśli nie zadziała, zawsze w 2021 możesz wybrać opcję nr 2 i nie planować… a co jeśli zadziała?

Efektywnego Nowego Roku,

Anna Bartosińska

Leave a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

LinkedIn
LinkedIn
Share
Przewiń do góry